Елена Москвичева Аналитик индустрии красоты, эксперт по законодательству, регулирующему процессы в индустрии красоты. Все записи этого блогера

Уходим в цифру!

В России с 2020 года поэтапно будут переводить учет трудового стажа в электронный вид.

Уже сейчас действительное место работы любого человека можно проверить по СНИЛС, если на его счет перечисляются пенсионные и страховые взносы.

Далее правительство планирует заменить бумажные трудовые книжки на электронные сведения о трудовой занятости гражданина.

Наверное это нововведение уже никого не удивит и не напугает, поскольку мы успешно пережили переход на он-лайн кассу, электронные отчеты в налоговую инспекцию… Организации с медицинскими лицензиями сейчас подключаются к Единой государственной информационной системе в здравоохранении, чтобы в дальнейшем вести медицинскую документацию также в электронном виде.

И электронные трудовые книжки - просто еще один шаг к переходу от бумажной цивилизации к цифровой.

Пока предполагается, что во время переходного периода работодатели будут заполнять и бумажный вариант, и электронную ячейку. Новые сотрудники, поступившие на работу после 1 января 2021 года, бумажных трудовых книжек уже не получат, на них будут заведены только электронные ячейки в государственном реестре.

Преимущество электронных трудовых книжек объясняется следующим образом:

- в отличие от своих бумажных предшественниц, электронные документы не стареют, не обтрепываются и не теряются;

- в электронной трудовой книжке невозможно подделать данные, они проверяются через другие ресурсы, например, через пенсионный и страховой фонды, систему данных об образовании гражданина и др.;

- если численность организации превышает сто человек (это, впрочем, редкость для предприятий индустрии красоты), то требуется отдельное место для хранения документов. И между прочим, даже в маленьком салоне красоты трудовые книжки должны храниться в сейфе, желательно - несгораемом.

Если в вашей организации правила хранения и ведения трудовых книжек пока никому не известны, советую почитать Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках".

Переход на электронный документооборот позволит избежать не только утери трудовых книжек, но неправильных записей (система будет автоматически корректировать информацию или отправлять запрос в организацию для уточнений и поправок).

Работодателям важно знать, что работники будут иметь доступ к своей электронной трудовой книжке и также смогут контролировать записи.

Кроме того в 2021 году работодатель сможет отдать бумажные варианты самим работникам и больше за них не отвечать, но при этом ежемесячно вносить в Пенсионный фонд России информацию о штатных работниках. Впрочем, если работник напишет вам заявление, что он хочет держать бумажную трудовую книжку в салоне красоты или клинике, работодатель оставляет ее у себя и заполняет как и раньше (не все верят в вечность электронных документов!).

2021 год – не такое далекое будущее, но уже в 2020, до которого осталось два месяца, в организации надо сделать следующее:

- подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты, касающиеся ответственных лиц и правил ведения трудовых книжек;

- внести изменения в коллективные договоры;

- письменно предупредить сотрудников о нововведениях в системе трудового учета.

И, наверное, главное для небольших предприятий индустрии красоты: понять, кто будет переходом на электронные трудовые книжки заниматься?

Все тот же бухгалтер, на котором сейчас висит вся бумажная работа?

Организация на аутсорсинге, которая ведет ваши кадровые дела?

Руководитель, у которого и без того забот хватает?

20 октября 2019

Оставить комментарий: